Hoe het nieuwe werken ‘thuiswerken’, het nieuwe normaal wordt.
We doen het al een paar maanden: thuiswerken. En ook al lijken de beweegregels soms een beetje te versoepelen, de beweging dat mensen steeds meer thuiswerken lijkt ingezet. Wat een tijdelijke oplossing moest zijn, wordt nu misschien wel een permanente in dit nieuwe tijdperk. Thuiswerken wordt het nieuwe normaal en dat vergt van zowel werknemer als werkgever behoorlijk wat aanpassingsvermogen.
Als de coronatijd ons iets heeft opgeleverd, dan is het wel dat thuiswerken veel vaker mogelijk is dan gedacht en dat het niet ten koste gaat van de productiviteit. Tegelijkertijd is wel gebleken dat het thuiswerken ook lastig en stressvol kan zijn als de rest van het gezin thuis is en je – naast je eigen werk – ook de kinderen nog moet begeleiden bij hun huiswerk. In het ‘nieuwe normaal’ zal thuiswerken een prominentere plek krijgen. Thuiswerken kan in combinatie met op kantoor werken heel veel voordelen kan hebben, mits de randvoorwaarden op de juiste manier worden gecreëerd door zowel werkgever als de medewerkers.
De juiste flow
Thuiswerken kan juist heel goed werken. Het geeft je de mogelijkheid om stress rondom je taken te organiseren. Het geeft je de ruimte om zelf dingen te regelen en plannen, wat zorgt voor een lagere stressbeleving. Daarnaast kun je zelf de juiste flow creëren, zodat je geconcentreerd kunt werken zonder gestoord te worden. En dat begint al met de reistijd. Waar je voorheen al gehaast binnenkwam rennen door een vertraagde trein of een lange file, wandel je nu zonder gedoe naar je werkplek in huis. Wel mis je misschien de gezelligheid en de korte lijnen van de kantoortuin, maar juist die gesprekken en snelle ‘tussendoortjes’ zorgen er wel voor dat je veel extra prikkels krijgt. Las dan eens een mini-break in om even bij te kletsen met je collega of om juist even weg te lopen van je computer. Want hoe makkelijk thuiswerken ook kan zijn, het kan ook een valkuil zijn om maar continu door te gaan. Wees je dus bewust van de voordelen, maar ook van de gevaren. De juiste flow zorgt voor een hogere productiviteit en effectiviteit en dat maakt ons gelukkiger in ons werk.
Wat heb je nodig?
Om echt lekker thuis te kunnen werken zijn er wel een aantal vereisten. Om te beginnen is het belangrijk dat je een rustige werkruimte hebt waar je ongestoord kunt werken. Een plek waar je jezelf kan afsluiten van alle andere zaken thuis, zorg ervoor dat je ook daadwerkelijk de discipline kunt opbrengen om geconcentreerd te werken. Een aparte werkplek zorgt er ook voor dat je je taken na een werkdag kan loslaten. Maar zelf een planning waarin je op gezette tijden werkt, maar ook op tijd (even) afstand neemt. Je kunt je namelijk alleen inspannen als je ook op tijd ontspant. Het lijkt simpel, maar ook dat vergt verantwoordelijkheid en discipline. Wees niet bang om even buiten een frisse neus te halen, het is echt niet dat je werkgever denkt dat je niet aan het werk bent.
Dit punt is ook meteen een erg belangrijke: vertrouwen hebben van je werkgever. Vergis je niet dat beide partijen aan deze situatie moeten wennen. Onderzoek wijst juist uit dat productiviteit niet onder thuiswerken hoeft te leiden, maar dat het wel belangrijk is om dingen los te laten. Vergelijk het met abseilen; even over het randje is spannend, maar daarna went het wel. Tot slot: hou contact met je collega’s. Verbondenheid is erg belangrijk voor mensen, want onderdeel uitmaken van een groep geeft ons nou eenmaal een goed gevoel. Even een belletje, appje, uitgebreide videoconference een virtuele vrimibo zijn essentieel voor betrokkenheid en verbondenheid.
Je omgeving aanpassen is dus relatief makkelijk, maar je gedrag aanpassen naar productief thuiswerken is best moeilijk. Vergelijk het met wanneer je wilt stoppen met snoepen; het is makkelijker als je het niet in huis hebt (omgevingsfactor), maar het is erg verleidelijk om er toch een snoepje te nemen als je het wel in de kast hebt liggen. Als HR-manager is het dus belangrijk om te weten welke cultuur er thuis heerst en hoe je voor medewerkers preventief de bedrijfscultuur kunt aanpassen naar deze nieuwe situatie. Neem anders hier eens een kijkje hoe je als bedrijf op een praktische en inspirerende manier medewerkers kan helpen bij het managen van stress.
Wat jij als HR-manager kan doen.
Het klinkt voor de hand liggend, maar wees er voor collega’s. Hou persoonlijk contact, dat kan zowel live als online, en zorg voor verdiepende gesprekken. Mensen zijn al snel geneigd om te antwoorden met ‘goed’, maar wat gaat er precies goed of waar lopen ze tegenaan? Ervaart iemand veel stress, en hoe maak je dit op een veilige manier bespreekbaar? Een open gesprek zonder agenda kan de vertrouwensband versterken en juist inspirerend en motiverend werken. Een medewerker voelt hierdoor dat er echt tijd wordt genomen voor hem of haar, waardoor een je juist tot mooie inzichten kunt komen die leiden tot verbeteringen.
5 handige tips voor (HR-)managers
Geef vertrouwen aan een medewerker;
Heb het lef om dingen los te laten als manager en kijk wat er gebeurt. Je kunt soms versteld staan van het resultaat. Werknemers krijgen veel stress als ze gevoel hebben dat ze zich moeten verantwoorden, bewijzen dat ze aan het werk zijn. Veel vertrouwen van je bedrijf/leidinggevende werkt stress reducerend.
2. Geef medewerkers autonomie;
Laat medewerkers zelf hun werk indelen.
3. Zorg voor een prettige werkomgeving;
Doe een check op hoe medewerkers er thuis bij zitten. In de meest praktische zin, zoals het hebben van een goede stoel, werkhouding of internetverbinding. En investeer in eventuele aanpassingen. Een werknemer met bijvoorbeeld slecht internet is ‘duurder’ dan de kosten voor het internet voor rekening van het bedrijf nemen. Check daarnaast ook de thuissituatie. Leef iemand samen met een gezin, zijn er huisgenoten of is iemand juist alleen. Dit alles draagt bij aan een prettige werkomgeving.
4. Zorg voor mini-breaks en stimuleer deze;
Geef medewerkers het gevoel dat het oké is om even een rondje te lopen, de was op te vouwen of gewoon rustig te kunnen lunchen zonder achter hun laptop te zitten.
5. Zorg voor verbondenheid;
Heb 1 op 1 gesprekken en communiceer over de ontwikkelingen van het bedrijf. Juist als we thuiswerken hebben we meer behoefte om updates van het bedrijf te krijgen en ons zo verbonden te blijven voelen. Thuiswerken kan er al snel voor zorgen dat je dingen mist en je door verschillende schema’s elkaar bijna niet meer ziet of spreekt. Kies voor een centraal moment voor een update, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag om virtueel te proosten op de werkweek.
Instatera kan je helpen om ook vanuit huis beter om te gaan met werkdruk, het indelen van je tijd en werkzaamheden en het reduceren van stress. Dit geldt overigens niet alleen voor je werknemers, maar ook voor jezelf! Ieder mens heeft namelijk een spanningsboog van 60-90 minuten en daarna heb je een korte pauze nodig. Probeer eens een ademhalingsoefening en geef je hersenen even rust. Deze stoppen dan even met het absorberen van informatie en gaan het dan verwerken. Wat voor werk je ook doet, goede ideeën en creativiteit komen juist naar boven na een moment van rust.
Op deze manier maken we thuiswerken niet per se leuker, maar zorgen we er wel voor dat we beter met de situatie omgaan en zo samen stress en ziekteverzuim kunnen reduceren.